オフィス向け

オフィスの清掃をプロの業者に頼むメリットと注意点について解説

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オフィス清掃は、社内の美観を保ち、社員の就業環境を整えるとともに、
来客にいい印象を持ってもらうためにも、とても大切です。
しかし、自社で対応しようとすると、清掃用具などを用意するコストがかかるだけでなく、
社員にも相応の負荷をかけることになるため、外注を検討される会社も多いかと思います。

今回は、オフィスの清掃をプロの業者に頼むメリットや、依頼するタイミングと注意点についても解説します。
自社で行うか外注するか迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。

オフィスの清掃をプロの業者に頼むメリットとは?

オフィス清掃をプロの業者に依頼するには、費用が発生しますが、その費用に見合う以上のメリットがあります。
ここでは、3つのメリットについて解説します。

プロの清掃技術でしっかりとした清掃がおこなえる

プロの業者に依頼する最大のメリットは、素人にはできない清掃技術を持っていることです。
例えば、自社の社員でも可能なトイレや廊下などの清掃にしても、素人が行うよりは、
明らかに清掃のクオリティとスピードが違いますし、汚れが付きにくくなる様な作業まで行ってくれます。

また、自社ではなかなか対応が出来ない様なフロアのワックスがけや、窓ガラス清掃、エアコンクリーニングなども任せることが出来ます。

社員の負荷を軽減できる

自社でオフィス清掃を対応すれば、外注コストがかからず、社員の社内美化の意識を醸成するメリットがあります。
しかし、自社の社員が清掃に関わる時間も、実は目に見えないコストであるという考え方もできます。

その時間と労力を本来の自社業務に傾注してもらうことで、生み出せる利益の方がはるかに大きいと考える企業も多くあるのです。

また、社員の精神的負担も軽減できるというメリットも、決して小さくはないでしょう。
オフィス清掃の外注化は、自社社員の業務効率化と労働生産性向上に繋がるものと言えるのです。

計画的にオフィスの美観を維持できる

プロの清掃業者であれば、それぞれのオフィスに合った最適な清掃プランを提示してくれます。
自社の業務スケジュールや社員の出勤体系に合わせて、業務に支障が出ない様なスケジュールでオフィス清掃を実施でき、
計画的にオフィスの美観を維持し続けることが出来ます。

 

オフィス清掃を依頼するタイミングや頻度は?

オフィス清掃には、日常的に実施するものと、一定の期間で定期的に実施するものと、大きくわけて2つの実施タイミングがあります。
それぞれについて具体的に解説します。

日常清掃

日常的に行う清掃としては、フロア清掃や水回り清掃などがあります。
フロアの掃除機やモップがけ、手洗い場の拭き掃除、ごみの回収などは毎日もしくは週に2~3回の頻度で行うのが一般的です。
昨今のコロナ感染対策の観点からも、トイレや洗面所などの適宜の清掃・消毒の必要性が叫ばれています。

定期清掃

定期清掃は、日常の清掃だけでは綺麗にできない場所を、一定の期間で定期的に実施するものです。
主なものとしては、フロアのワックスがけやエアコンクリーニング、窓ガラスや照明器具の清掃などがあります。

月に1回程度おこなうのが一般的で、外壁洗浄などは年に1回くらいの実施が多くなっています。
考慮すべき点としては、そのオフィスの社員数や来客の多さによっても必要な頻度は変わってきますので、
判断が難しい場合は、あらかじめ清掃業者に相談しましょう。

 

オフィス清掃を業者に依頼するときの注意点

オフィス清掃を業者に依頼するときには、以下の2つの点に注意して依頼しましょう。

セキュリティ対策

オフィス清掃を業者に依頼するということは、社外の人をオフィスに入れることになります。
しっかりした清掃業者であれば、機密情報に関する守秘義務契約を交わした上で作業してもらえますが、
情報漏洩は重大な事故に繋がりますので、受け入れ側としても十分なセキュリティ対策は必要です。
特に以下の点に注意しましょう。

  • デスク周りに貴重品や機密情報・個人情報を置いたまま離席しない
  • 離席するときはパソコンにスクリーンセーバーなどのロックをかける
  • サーバールームや情報が集まる場所に作業スタッフが入る場合は、必ず社員が立ち会う

清掃範囲や日時をあらかじめ明確にする

業者に清掃を依頼する箇所を、あらかじめ明確に決めておくことも大切です。
清掃業者の料金体系は、多くが清掃箇所や規模によって変動します。
事前に清掃範囲を明確にしておくことで、清掃業者との事前の作業打ち合わせをスムーズにし、費用も明確にしておくことができます。

また、会社の業務スケジュールや社員の勤務時間帯を考慮して、清掃をおこなってもらう時間帯や日程を設定することで、
業務に支障が出ないように清掃作業を行ってもらうことができます。